Organiser un événement avec succès : nos trucs et astuces
Des anniversaires aux lancements de nouveaux produits, les événements permettent de souligner les moments importants de la vie. Après tout, la plupart des gens apprécient les 5 à 7 et les grandes fêtes !
Voici quelques trucs et astuces pour vous aider à organiser un événement avec succès !
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Établissez l’objectif de votre événement
Prenez le temps de discuter des objectifs que vous aimeriez atteindre. Le fait de définir le but de votre événement est une étape essentielle ; c’est ce qui vous guidera dans son organisation. Lors des préparatifs, gardez en tête que chaque dollar dépensé ainsi que chaque ressource utilisée doit contribuer à l’atteinte de cet objectif.
Un but clair et précis favorise la rentabilité de votre investissement ; c’est l’assurance que vous obtiendrez un bon retour sur votre investissement.
Notre checklist pour organiser un événement avec succès
Une fois que vous avez établi l’objectif de votre événement, vous pouvez enfin commencer les préparatifs. Gardez à l’esprit que, peu importe la taille ou le type d’occasion, certains éléments reviennent toujours.
Voici notre checklist pour vous aider à couvrir toutes vos bases.
1. Établir un budget
Premièrement, vous voudrez d’abord établir un budget global.
Avez-vous un budget de 2000 $ pour planifier un petit 5 à 7 pour votre équipe, ou êtes-vous responsable d’organiser un séminaire avec 200 000 $ de budget ? Quoi qu’il en soit, il est crucial d’avoir un budget maximal afin d’éviter les dépenses en trop.
Avant de vous engager envers des fournisseurs, il est important de diviser vos dépenses en catégories : nourritures et boissons, location d’une salle, décorations, divertissement, etc. Prenez le temps d’effectuer un peu de recherche afin de déterminer le coût approximatif de chaque catégorie. Ces montants varieront en fonction de l’objectif de l’événement et du public cible. Par exemple, vous devrez prévoir un plus gros montant pour promouvoir un événement destiné au grand public que pour un événement destiné uniquement à votre personnel.
2. Pensez à l’ambiance, au lieu et au décor
Est-ce que votre événement sera chic ou décontracté ? Y aura-t-il un code vestimentaire ? Le lancement d’un produit de beauté haut de gamme, par exemple, est une belle occasion pour se mettre sur son trente-et-un et offrir des bulles aux invités. Une activité team building, quant à elle, est l’occasion de passer du temps avec des collègues ainsi que des supérieurs dans un cadre plus décontracté.
Le décor contribue à créer l’ambiance désirée. Selon le lieu choisi, la décoration peut représenter beaucoup ou peu de travail. Certaines locations de salle incluent l’habillement des chaises, les serviettes de table, ou encore, l’éclairage. Et, pourquoi pas une guirlande de ballons ?
Vous devrez aussi décider si vous voulez investir dans l’achat de décorations ou si vous voulez simplement les louer. Vous pouvez aussi faire affaire avec un décorateur professionnel si vous manquez de temps ou d’employés.
3. La nourriture et les boissons
Assurez-vous que la nourriture et les boissons servies correspondent à l’atmosphère que vous souhaitez créer ainsi qu’à l’objectif de votre événement. Si vous voulez que les invités se promènent, servir des canapés qu’ils peuvent facilement manger debout est une bonne solution. D’un autre côté, un repas avec service aux tables est mieux adapté si vos invités ont à écouter plusieurs discours ou encore une présentation.
Assurez-vous de prévoir des alternatives pour les invités ayant des besoins alimentaires particuliers. Préparez quelques options végétaliennes, ou encore, sans produits laitiers ou sans gluten, etc.
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4. Annoncer l’événement
Évidemment, si vous voulez que les gens se présentent, vous devrez vous assurer que votre public cible sait que votre événement a lieu.
Voici quelques façons de promouvoir votre événement :
- Organiser un concours sur les médias sociaux.
- Offrir des produits en prévente ou d’autres incitatifs.
- Les communiqués de presse.
- Trouver des conférenciers et des partenaires.
- Des courriels marketing.
- Création d’une page Web pour votre événement.
- Les dépliants.
5. Créer une liste pour assurer le bon déroulement de l’événement
Créez une liste des choses qu’il y aura à faire le jour même et assurez-vous que tout le monde connait ses responsabilités. Vous éviterez ainsi d’avoir 10 personnes qui aident avec certaines tâches et aucunes qui aident avec une autre.
La dernière chose que vous voulez est d’être en retard sur votre emploi du temps parce que personne n’était disponible pour accueillir les musiciens, ou encore, pour diriger le service de traiteurs vers les cuisines.
Pourquoi organiser un événement ?
Quel que soit le type d’événement que vous planifiez, ils ont tous une chose en commun : ils créent de la valeur.
Voici les 3 principaux avantages de l’organisation d’un événement d’entreprise.
1. Création de valeurs humaines
L’organisation d’un événement d’entreprise peut vous aider à bâtir votre capital humain. Ce n’est un secret pour personne que le succès de votre entreprise dépend de la capacité qu’ont vos employés ainsi que vos collaborateurs à travailler ensemble.
Un événement bien planifié aide à rassembler les gens et à créer des liens entre eux. Les séminaires et les activités team building sont un excellent moyen de les aider à acquérir cette compétence essentielle tout en passant un bon moment.
Cela améliorera non seulement les communications à l’interne, mais cela contribuera également au bien-être général de votre équipe, augmentant ainsi la rétention d’employés.
Jetez un coup d’œil à notre article portant sur le team building ; il contient plusieurs idées d’activités.
2. Création de valeurs corporatives
Quand il est question de choisir entre deux entreprises qui offrent des services semblables, c’est souvent la culture de l’entreprise qui est l’élément décisif. Les employés ainsi que les collaborateurs externes basent souvent leur choix sur la culture d’une entreprise, tout particulièrement lorsqu’il s’agit d’un grand établissement.
Les événements destinés à la célébration d’un succès ou encore d’un anniversaire permettent de cultiver les relations au sein d’une équipe. De plus, ce type de rassemblement encourage aussi la création de liens entre différents départements. Les événements corporatifs vous permettent donc de bâtir une image de marque forte et attrayante en tant qu’employeur et partenaire.
3. Création de valeurs commerciales
L’organisation d’événements destinés aux clients et aux partenaires est une excellente stratégie marketing. De plus, le retour sur investissement est plus facile à calculer lors de ce type de rencontre que pour ceux visant à améliorer le capital humain.
Les événements sont un moyen de communication externe en soi. Ils vous permettent de renforcer l’image de votre marque tout en informant vos clients et partenaires des dernières nouvelles. Vous pouvez créer un événement pour le lancement d’un nouveau produit et demander à vos clients d’en faire l’essai sur place.
Organiser un événement avec succès grâce à un professionnel en organisation événementielle
La qualité d’un événement est souvent associée directement à l’image de marque de son hôte. La meilleure façon d’assurer qu’un événement contribue à générer une image positive est donc de confier son organisation à un planificateur d’événements professionnel. De plus, le jour venu, vous serez libre comme l’air et vous pourrez ainsi passer du temps de qualité en compagnie de vos partenaires, vos employés et vos clients.
Le planificateur s’occupera non seulement d’organiser avec succès l’événement, il s’assurera aussi que vous obtiendrez les meilleurs prix en matière de nourriture et boissons, du lieu, des décorations, etc.
4-célébrations : service de consultation
Que vous choisissiez de planifier l’événement vous-même ou que vous fassiez affaire avec un professionnel, vous trouverez tout ce dont vous avez besoin sur la plateforme de 4-célébrations.
Notre service de consultation vous permet de profiter de notre soutien lors de votre magasinage événementiel. Si ce que vous cherchez ne se trouve pas sur notre plateforme, faites-en part à l’un de nos experts. C’est un véritable plaisir pour nous d’améliorer nos services en vous aidant à trouver exactement ce que vous cherchez!